Công tác tổ chức

đề án môn học khoa: khoa học quản lý.
Các tổ chức hoạt động vì quyền lợi chung của tập thể : Những tổ chức này đ-
ợc thành lập nhằm bảo vệ quyền lợi hợp pháp cho các thành viên của nó. Những tổ
chức loại này bao gồm các nghiệp đoàn, các hiệp hội, các tổ chức chính trị
Các tổ chức cung ứng các dịch vụ công cộng : Những tổ chức loại này đợc
thành lập nhằm cung cấp cho xã hội những dịch vụ công cộng, mục tiêu của chúng
là đảm bảo cho sự an toàn hay các lợi ích chung của toàn xã hội.
2. Một số quy luật cơ bản của tổ chức
2.1 Quy luật mục tiêu rõ ràng và tính hiệu quả của tổ chức.
Trong quá trình hoạt động, từng con ngời hay từng tập thể lớn, nhỏ đều xác
định cho mình một mục tiêu tiến tới. Từ mục tiêu ấy, định hình tổ chức phù hợp để
thực hiện có hiệu quả nhất mục tiêu đó. Vì vậy, tổ chức là công cụ thực hiện mục
tiêu. Mục tiêu càng rõ ràng thì thiết kế tổ chức càng thuận lợi và việc vận hành tổ
chức đạt đến mục tiêu sẽ thuận buồm xuôi gió và đạt hiệu quả cao nhất. Quy luật
này đợc xem là quan trọng nhất.Tuy nhiên, việc xác định mục tiêu lại chính là vấn
đề nan giải nhất của bất kỳ tổ chức nào. Mục tiêu là cái đích phải đạt tới của tổ
chức, mục tiêu quy định quy mô và cấu trúc của tổ chức. Khi xác định mục tiêu,
ngời ta thờng dùng "cây mục tiêu" để xác định và phân loại thành mục tiêu trớc
mắt hay lâu dài, mục tiêu của quốc gia, của ngành hay địa phơng
Trong các doanh nghiệp phải xác định mục tiêu chiến lợc của mình, và để đạt
đợc mục tiêu chiến lợc ngời ta thờng phân chia thành từng giai đoạn dài, ngắn khác
nhau và xác định mục tiêu cụ thể. Nếu mục tiêu của hệ thống là mục tiêu chiến lợc
thì cũng có thể coi mục tiêu của các đơn vị cấu thành là mục tiêu cụ thể. Và trong
trờng hợp này, mục tiêu chiến lợc của hệ thống còn là mục tiêu cụ thể của hệ thống
lớn hơn. Hiệu quả của tổ chức bắt đầu từ việc xác định mục tiêu chiến lợc và mục
tiêu cụ thể cũng nh mục tiêu của hệ thống và mục tiêu của tổ chức hợp thành.
Xác định mục tiêu là công việc khó khăn, phức tạp đòi hỏi ngời lãnh đạo hệ
thống tổ chức phải tổng kết thực tiễn, rút kinh nghiệm lịch sử và dự báo chính xác
tơng lai thì mới có thể xác định mục tiêu đợc đúng đắn. Ngời lãnh đạo tổ chức hợp
thành phải hiểu sâu sắc mục tiêu của hệ thống để xác định mục tiêu của tổ chức
mình phù hợp với mục tiêu của hệ thống, góp phần bảo đảm đạt đợc mục tiêu của
hệ thống một cách hiệu quả nhất. Số lợng mục tiêu càng ít càng tốt và càng ít càng
5
đề án môn học khoa: khoa học quản lý.
khó đối với ngời xác định mục tiêu, hoạch định đờng lối. Tổ chức có nhiều mục
tiêu thờng đạt hiệu quả kém. Khi xác định mục tiêu, ngời ta xây dựng "cây mục
tiêu" và phải lựa chọn mục tiêu u tiên trong số nhiều mục tiêu và tốt hơn nữa là xếp
hạng mục tiêu u tiên. Việc lựa chọn mục tiêu u tiên là khắc phục tình trạng đa mục
tiêu của tổ chức. Bằng kinh nghiệm thực tiễn ngời ta thấy rằng tổ chức cơ sở chỉ
nên có không quá ba mục tiêu.
Khi xác định mục tiêu, ngời ta rất chú ý tới tính khả thi của việc xác định đó.
Những công trình nghiên cứu của David Meclelland đã phát hiện rằng những cá
nhân có thành tích cao thờng do đặt ra những mục tiêu vừa mức khó nhng có thể
nắm bắt và điều khiển đợc. Vừa mức khó khăn có nghĩa là đòi hỏi cá nhân hoặc tổ
chức phải hoạt động rất căng thẳng mới đạt đợc mục tiêu. Theo ngời phơng Tây th-
ờng nói mục tiêu tốt là mục tiêu SMART, SMART là từ viết tắt năm chữ đầu của
năm từ chỉ nhân tố quan trọng nhất trong xác định mục tiêu: S (Specific) đặc thù,
M (Measurable) đo đạc đợc, A (Attainable) khả thi, R (Relevant) thích hợp và
T(Trackable) theo dõi đợc.
Khi đã xác định đợc mục tiêu, phải hình thành tổ chức để thực hiện mục tiêu.
Quy luật này của tổ chức đòi hỏi tổ chức đợc thiết kế thành công, nhng khi vận
hành thực hiện mục tiêu đòi hỏi có hiệu quả. Để xác định hiệu quả của tổ chức
phải xác định đợc ba yếu tố: Yếu tố đầu vào, yếu tố quản lý vận hành và yếu tố kết
quả của tổ chức. Sự chênh lệch giữa yếu tố kết quả và yếu tố đầu vào là hiệu quả
của tổ chức, hiệu quả đó đợc đảm bảo bằng yếu tố quản lý, vận hành của ngời lãnh
đạo tổ chức.
2.2 Quy luật hệ thống
Nói đến tổ chức là nói đến hệ thống của tổ chức, vì tổ chức bao giờ cũng đợc
đặt vào hệ thống của nó. Sức mạnh của tổ chức là hệ thống của tổ chức. Khi thiết
kế một tổ chức bao giờ ta cũng thiết kế cấu trúc của nó, tức là xây dựng nó thành
hệ thống và lại đặt nó vào hệ thống lớn hơn bao trùm lên nó. Bản thân tổ chức
mang tính hệ thống. Sức mạnh của hệ thống tuỳ thuộc ở sự liên kết giữa các tổ
chức thành viên trật tự hay hỗn loạn, điều khiển đợc hay không điều khiển đợc.
6
đề án môn học khoa: khoa học quản lý.
Hệ thống là một tập hợp gồm các phần tử liên kết với nhau trong những mối
liên hệ nhất định với những tính chất nhất định. Cốt lõi của quan điểm hệ thống khi
xem xét một tổ chức là phát hiện và phân tích các mối quan hệ và tính chất của các
mối quan hệ đó giữa các yếu tố hay các chức năng của đối tợng. Các mối quan hệ
này buộc các yếu tố, các bộ phận lại với nhau trong một cấu trúc, chúng tạo nên sự
thống nhất giữa bộ phận và toàn thể của tổ chức hay của hệ thống. Quan điểm hệ
thống này đợc các nhà kinh điển của chủ nghĩa Mac - Lênin nêu lên thành luận
điểm khoa học trong học thuyết duy vật biện chứng về sự thống nhất vật chất của
thế giới và mối quan hệ giữa chúng. Lý thuyết hệ thống đã tạo ra khả năng cho con
ngời mô tả, phân tích, xử lý các mối quan hệ đa dạng giữa các đối tợng phức tạp
của thực tiễn, của hệ thống tổ chức.
Quan hệ cơ bản nhất xác định hoạt động của hệ thống tổ chức là quan hệ vào -
ra của hệ thống tổ chức. Xem xét quan hệ vào ra là xem xét chức năng hoạt động
của hệ thống tổ chức, đồng thời cũng là xét hệ thống trong trạng thái mở, trong sự
tơng tác của môi trờng, chứ không phải là một hệ thống khép kín. Về mặt thực
tiễn, quan hệ vào ra là căn cứ chủ yếu để xem xét khả năng hoạt động và hiệu quả
của tổ chức và của hệ thống. Quy luật hệ thống không chỉ cho ta thấy cấu trúc của
tổ chức, mà còn chỉ cho ta cách quản lý hay điều khiển tổ chức hoặc hệ thống tổ
chức. Qúa trình điều khiển là quá trình tác động lên hệ thống để biến cái vào thành
cái ra theo mục tiêu thiết kế của hệ thống.
Trong hệ thống tổ chức cần quy định rõ quyền hạn trách nhiệm và mối quan hệ
của các tổ chức cùng cấp và các cấp trong hệ thống, Trong hệ thống tổ chức thờng
bắt đầu từ tổ chức cơ sở, dù nhỏ thì tổ chức cơ sở cũng mang đầy đủ tính chất của
một tổ chức. Khi tính điều khiển đợc của tổ chức vợt quá khả năng quản lý thì phải
phân cấp và thành lập bộ phận trung gian. Do nhu cầu phát triển mà các bậc trong
tổ chức thay đổi. Sự thay đổi sẽ bớt khó khăn khi ta quy định rõ chức năng, nhiệm
vụ của từng cấp, quyền hạn, trách nhiệm của cán bộ lãnh đạo và quản từng cấp.
Các tổ chức cùng cấp tạo nên cơ cấu hệ thống ngang, các tổ chức trong hệ thống
ngang cần có chức năng nhiệm vụ rõ ràng thì mới không trùng lặp gây lãng phí và
làm giảm sức mạnh của tổ chức. Ngoài ra, cần quy định quan hệ giữa các tổ chức
đồng cấp với nhau để phát huy sức mạnh tổng thể của tổ chức, hệ thống này ví nh
7
đề án môn học khoa: khoa học quản lý.
dây truyền sản xuất trong công nghiệp. Trong hệ thống quản lý, phân công trong
hệ thống đồng cấp càng rõ ràng thì hiệu quả quản lý càng cao.
Phân công và quy định rõ quyền hạn, trách nhiệm của các cấp trong hệ thống
còn quan trọng hơn, điều này sẽ quyết định hệ thống hoạt động nhịp nhàng hay rối
loạn. Nếu không quy định rõ thì sẽ xảy ra hiện tợng cấp dới lạm quyền hoặc cấp
trên bao biện. trong hệ thống, khi xảy ra hiện tợng rối loạn chức năng thì phần lớn
là do hiện tợng "vừa đá bóng, vừa thổi còi", ngời ra quyết định đồng thời lại là ngời
thực hiện quyết định. Để khắc phục tình trạng trên, không cho phép ngời lãnh đạo
hệ thống lại kiêm lãnh đạo tổ chức cấu thành hoặc điều khiển bộ phận cấu thành
hay nhân viên trong tổ chức.
2.3 Quy luật cấu trúc đồng nhất và đặc thù của tổ chức
Tổ chức là hệ thống của các tổ chức hợp thành và lại là tổ chức của hệ thống
lớn hơn. Để có thể tập hợp lại trong hệ thống, yêu cầu các tổ chức hợp thành phải
có cấu trúc đồng nhất, sự đồng nhất đó là điều kiện hình thành một hệ thống. Một
hệ thống đa chức năng có thể có nhiều tổ chức có chức năng khác nhau, nhng cần
mang tính đồng nhất, ít nhất là đồng nhất về cơ chế quản lý. ở thời kỳ thay đổi cơ
chế quản lý thờng thấy sự hợp nhất các tổ chức không hợp nhất hoặc chia tách các
tổ chức đặc thù. Tính đặc thù cũng tạo nên sắc thái của tổ chức, truyền thống của
tổ chức. Việc tách, nhập quá nhiều và thờng xuyên đổi tên làm cho các tổ chức
mất cả truyền thống của mình, một tổ chức khoa học nằm ở vùng giao thoa của
nhiều môn khoa học khác nhau không thể ghép vào một tổ chức khoa học nào mà
phải lập ra một tổ chức riêng mang tính đặc thù của ngành khoa học giao thoa đó.
Đây là quy luật hết sức khắc nghiệt. Tuy nhiên, xác định tính đồng nhất không
phải lúc nào cũng làm đợc, nhất là khi hệ thống còn chịu sự tác động của các tổ
chức khác.
2.4 Quy luật vân động không ngừng và vận động theo quy trình của tổ
chức
Bất kỳ một tổ chức nào sau khi ký quyết định thành lập hoặc giấy phép hành
nghề, nó bắt đầu hoạt động, hoạt động liên tục, hoạt động không ngừng. Khi tổ
8
đề án môn học khoa: khoa học quản lý.
chức ngừng hoạt động là tổ chức bị phá sản hay giải thể. Hoạt động là điều kiện
tồn tại của tổ chức, tổ chức cũng nh cơ thể sống, sự vận động là lẽ sống của nó.
Vận động của hệ thống tổ chức không chỉ liên tục mà còn vận động toàn thể từ
những tổ chức hợp thành đến hệ thống. Tổ chức đợc thiết kế để thực hiện mục tiêu,
quá trình thực hiện mục tiêu là quá trình vận động của tổ chức, nếu tổ chức không
vận động thì không có cách gì để thực hiện mục tiêu. Nói quy luật động không
ngừng là mới chỉ nói một vế, còn vế thứ hai là vận động theo quy trình của tổ chức,
quy trình đợc quy định cụ thể trong điều lệ hoạt động của tổ chức. Tuy vận động
không ngừng nhng bộ máy tổ chức không phải là động cơ vĩnh cửu, mà nó cũng
cần năng lợng để hoạt động. Nguồn năng lợng đó chính là các quyết định của cơ
quan quản lý, sản phẩm của bộ máy lãnh đạo và quản lý là các quyết định, việc tổ
chức và thực hiện các quyết định là nhiệm vụ chính của nó. Đó chính là năng lợng
mà lãnh đạo cấp cho bộ máy tổ chức. Do đó, cần ban hành và thực hiện chế độ
chuẩn bị và thông qua các quyết định. Tuân thủ quy luật khách quan này, khi thiết
kế tổ chức, ngoài thiết kế hệ thống, còn phải xác định cơ chế vận hành của bộ máy
tổ chức, bảo đảm cho tổ chức vận động không ngừng và đúng theo quy trình đã xác
định. Tuy nhiên, trong quá trình vận hành cần có điều chỉnh, bằng các quyết định
của cấp trên hay của lãnh đạo tổ chức, bảo đảm cho tổ chức vận động không ngừng
và đúng quy trình, đồng thời bảo đảm cho tổ chức tự điều chỉnh.
2.5 Quy luật tự điều chỉnh của tổ chức
Quá trình vận động thực hiên mục tiêu, mỗi tổ chức tiến hành trong môi trờng
riêng của mình. Môi trờng ấy luôn thay đổi, nên bản thân tổ chức phải tự điều
chỉnh để tạo ra những cân bằng mới phù hợp với sự biến động của môi trờng, nhằm
đạt mục tiêu một cách có hiệu quả nhất. Vì vậy, tổ chức nào biết tự điêu chỉnh là tổ
chức linh hoạt và có sức sống. Để cho tổ chức tự điều chỉnh đợc, khi thiết kế đã
phải lu ý tạo hành lang cho tổ chức tự điều chỉnh ngay trong quá trình thực hiện
mục tiêu. Những cơ chế quản lý, chế độ, chính sách của Đảng và Nhà nớc, của hệ
thống tạo điều kiện và cho phép tổ chức tự điều chỉnh. Tuy nhiên, không điều
chỉnh hộ tổ chức, mà trớc hết và cần thiết là tổ chức tự điều chỉnh. Quy luật tự điều
chỉnh thích hợp mọi loại hình, mọi cấp tổ chức khác nhau. Điều cần lu ý là cần làm
9
đề án môn học khoa: khoa học quản lý.
rõ quyền hạn của mỗi cấp trong giới hạn cho phép tự điều chỉnh mà ta quen gọi là
"hành lang" hợp lý của tổ chức trong quá trình điều chỉnh.
3. Tổ chức là một khâu quyết định đối với việc thực hiện thắng lợi
đờng lối, chính sách của Đảng
V.I. Lênin, ngời thầy của cách mạng vô sản, đã từng nói: Trong cuộc chiến
tranh giành chính quyền, giai cầp vô sản không có vũ khí nào khác hơn là tổ chức.
Và khi đã có chính quyền, lĩnh vực trọng yếu nhất và khó khăn nhất của cuộc cách
mạng xã hội chủ nghĩa là nhiệm vụ tổ chức. Có lúc trong quá trình lãnh đạo cách
mạng Nga, Ngời đã nêu vấn đề một cách gay gắt: Toàn bộ nhiệm vụ của Đảng cầm
quyền là tổ chức, tổ chức và tổ chức.
Trớc đó nhiều thập kỷ, Các Mác đã chỉ rõ: T tởng căn bản không thể thực hiện
đợc cái gì hết. Muốn thực hiện đợc t tởng cần có những con ngời sử dụng lực lợng
thực tiễn. "Những con ngời thực hiện lực lợng thực tiễn" ở đây chính là tổ chức và
tổ chức việc thực hiện. Rút kinh nghiệm không thành công của các nhà yêu nớc
tiền bối và tiếp thu chủ nghĩa Mác - Lênin, lãnh tụ Hồ Chí Minh đã bắt đầu sự
nghiệp lãnh đạo cách mạng Việt Nam bằng việc để rất nhiều tâm chí và tiến hành
một cách rất cụ thể, công phu việc xây dựng tổ chức Đảng cách mạng và các tổ
chức quần chúng xung quanh Đảng. Khi Đảng đã cầm quyền, Ngời lại đầu t nhiều
công sức chỉ đạo xây dựng chính quyền cách mạng thực sự là công bộc của dân,
xây dựng lực lợng vũ trang thực sự từ nhân dân mà ra, vì nhân dân mà phục vụ.
Trong di chúc để lại cho toàn Đảng, toàn dân Ngời đã nhấn mạnh: Đảng ta đã đoàn
kết, tổ chức và lãnh đạo nhân dân ta hăng hái đấu tranh tiến từ thắng lợi này đến
thắng lợi khác.
Sau hơn nửa thế kỷ lãnh đạo thành công cách mạng Việt Nam, năm 1982, Đại
hội toàn quốc lần thứ V của Đảng Cộng sản Việt Nam đã khẳng định: Tổ chức là
một khâu quyết định đối với việc thực hiện thắng lợi đờng lối, chính sách của
Đảng. Đảng ta không những đã thể hiện bản lĩnh độc lập, tự chủ, sáng tạo trong
việc đề ra đờng lối cách mạng, mà còn cả trong tổ chức thực hiện, nên đã nhân sức
mạnh của dân tộc ta lên gấp nhiều lần, chiến thắng các kẻ thù hùng mạnh và tàn
bạo nhất thời đại.
10
đề án môn học khoa: khoa học quản lý.
Muốn cho t tởng, đờng lối, chính sách đợc thực hiện, phải có tổ chức, phải tổ
chức con ngời lại với những phơng tiện nhất định, chỉ đạo mọi ngời hành động
theo đúng những mục tiêu, phơng hớng do t tởng đó xác định. Chính trên ý nghĩa
ấy, chúng ta nói: Khi Đảng đã có đờng lối, nhiệm vụ chính trị đúng đắn thì công
tác tổ chức, cán bộ và công tác quản lý bảo đảm thực hiện thắng lợi đờng lối,
nhiệm vụ chính trị. Đờng lối nhiệm vụ chính trị và công tác tổ chức, quản lý có
mối liên hệ hữu cơ, không thể tách rời nhau.
Bên cạnh những thành công, thắng lợi vĩ đại đó, chúng ta cũng còn nhiều yếu
kém: Đất nớc còn nghèo nàn, kém phát triển; cha cần kiệm trong sản xuất, tiêu
dùng và dồn công sức cho đầu t phát triển; quản lý nhà nớc về kinh tế, xã hội còn
bộc lộ nhiều non yếu; hệ thống chính trị còn nhiều nhợc điểm; tổ chức bộ máy còn
cồng kềnh
1. Khái niệm cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức là tổng hợp các bộ phận có mối liên hệ và phụ thuộc lẫn nhau,
đợc chuyên môn hoá, có những nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm nhất định, đợc
bố trí theo những cấp, những khâu khác nhau nhằm thực hiện những hoạt động của
tổ chức và tiến tới những mục tiêu đã xác định.
Cơ cấu tổ chức là một hệ thống các mối liên hệ hoạt động chính thức bao gồm
nhiều công việc riêng lẻ, cũng nh những công việc tập thể. Sự phân chia công việc
thành những phần việc cụ thể nhằm xác định ai sẽ làm công việc gì và sự kết hợp
nhiều công việc cụ thể nhằm chỉ rõ cho mọi ngời thấy họ cũng phải cùng nhau
làm việc nh thế nào. Cơ cấu của tổ chức giúp cho nhân viên cùng làm việc với nhau
một cách có hiệu quả bởi:
- Phân bổ nguồn nhân lực và các nguồn lực khác cho từng công việc cụ thể
- Xác định rõ trách nhiệm và cách thức thể hiện vai trò của mỗi thành viên theo
quy chế của bản mô tả công việc, sơ đồ tổ chức và hệ thồng phân cấp quyền hạn
trong tổ chức.
- Làm cho nhân viên hiểu những kỳ vọng của tổ chức đối với họ thông qua các
quy tắc, quy trình làm việc và những tiêu chuẩn về thành tích mỗi công việc.
- Xác định quy chế thu thập, xử lý thông tin để ra quyết định và quyết các
vấn đề của tổ chức.
11
đề án môn học khoa: khoa học quản lý.
2. Những yêu cầu đối với cơ cấu tổ chức quản lý
2.1 Tính tối u: cơ cấu chức năng quản lý phải bảo đảm mối quan hệ tốt nhất
giữa các khâu và các cấp quản lý phải đợc thiết lập nên những mối quan hệ hợp lý
với số lợng cấp quản lý ít nhất trong hệ thống nhờ đó cơ cấu tổ chức quản lý sẽ
mang tính năng động cao, luôn luôn đi sát và phục vụ mục đích đề ra của hệ thống.
2.2 Tính linh hoạt: cơ cấu tổ chức quản lý phải có khả năng thích ứng linh
hoạt với bất kỳ tình huống nào xảy ra trong hệ thống cũng nh ngoài môi trờng.
2.3 Tính tin cậy: cơ cấu tổ chức quản lý phải đảm bảo tính chính xác của tất
cả các thông tin đợc sử dụng trong hệ thống nhờ đó đảm bảo sự phối hợp với các
hoạt động và nhiệm vụ của tất cả các bộ phận hệ thống.
2.4 Tính kinh tế: cơ cấu tổ chức quản lý phải sử dụng chi phí quản lý đạt hiệu
quả cao nhất. tiêu chuẩn xem xét yêu cầu này là mối tơng quan giữa chi phí dự
định bỏ ra và kết quả sẽ thu về.
2.5 Tính bí mật: đòi hỏi giữ gìn nội dung hoạt động của mỗi phân hệ và của cả
hệ thống, chống sự rò rỉ thông tin cho các hệ thống ngoài, sự thờng xuyên theo dõi
của các hệ thống khác.
3. Những nguyên tắc tổ chức
3.1 Nguyên tắc xác định theo chức năng
Một vị trí công tác hay một bộ phận đợc định nghĩa càng rõ ràng theo các kết
quả mong đợi, các hoạt động cần tiến hành, các quyền hạn đợc giao và các mối
liên hệ thông tin với các vị trí công tác hay bộ phận khác, thì những ngời chịu trách
nhiệm càng có thể đóng góp xứng đáng hơn cho việc hoàn thành mục tiêu của tổ
chức.
Đây là nguyên tắc cơ bản chi phối quá trình chuyên môn hoá và hợp nhóm các
hoạt động để hình thành nên các bộ phận và phân hệ của cơ cấu. Việc coi nhẹ
nguyên tắc này dễ dẫn đến nguy cơ về sự lẫn lộn không biết ai sẽ phải làm việc gì.
Đây là nguyên tắc đơn giản về mặt nhận thức nhng thờng rất phức tạp khi vận
dụng. Để xác định một vị trí công tác hay một bộ phận cùng tất cả những yếu tố
liên quan đến nó, trong hầu hết các trờng hợp đều cần đến tính nhẫn nại, trí thông
minh của những nhà tổ chức, và tính rõ ràng của các kế hoạch.
3.2 Nguyên tắc giao quyền theo kết quả mong muốn
12
đề án môn học khoa: khoa học quản lý.
Việc giao quyền là để trang bị cho ngời quản lý một công cụ thực hiện mục
tiêu, và do đó quyền đợc giao cho từng ngời cần phải tơng xứng với nhiệm vụ, đảm
bảo cho họ khả năng thực hiện các kết quả mong muốn.
3.3 Nguyên tắc bậc thang
Tuyến quyền hạn từ ngời quản lý cao nhất trong tổ chức đến mỗi vị trí bên dới
càng rõ ràng, thì các vị trí chịu trách nhiệm ra quyết định sẽ càng rõ ràng và các
quá trình thông tin trong tổ chức sẽ càng có hiệu quả.
Việc nhận thức đầy đủ nguyên tắc bậc thang là rất cần thiết cho việc phân định
quyền hạn một cách đúng đắn, bởi vì cấp dới phải biết ai giao quyền cho họ và
những vấn đề vợt quá phạm vi quyền hạn của họ phải trình cho ai.
3.4 Nguyên tắc tơng xứng giữa quyền hạn và trách nhiệm
Do quyền hạn là một quyền cụ thể để tiến hành những công việc đợc giao và
trách nhiệm là nghĩa vụ phải hoàn thành chúng, về mặt logic điều đó dẫn đến yêu
cầu quyền hạn phải tơng xứng với trách nhiệm. Trách nhiệm về các hành động
không thể lớn hơn trách nhiệm nằm trong quyền hạn đợc giao phó, cũng không thể
nhỏ hơn.
Trong thực tế ngời quản lý thờng cố bắt cấp dới phải có trách nhiệm về các
công việc mà họ không có đủ quyền hạn cần thiết. Điều này có thể làm cho việc
thực hiện các công việc mất đi tính khả thi. Ngợc lại, đôi khi quyền hạn đợc giao
đủ, nhng ngời đợc uỷ quyền lại không có trách nhiệm phải sử dụng đúng đắn
quyền hạn đó. Trong trờng hợp này hậu quả thật là tai hại, quyền hạn sẽ bị lạm
dụng để mu cầu những lợi ích riêng.
3.5 Nguyên tắc về tính tuyệt đối trong trách nhiệm
Cấp dới phải chịu trách nhiệm trong việc thực hiện nhiệm vụ trớc cấp trên trực
tiếp của mình, một khi họ đã chấp nhận sự phân công và quyền hạn thực thi công
việc, còn cấp trên không thể lẩn tránh trách nhiệm về các hoạt động đợc thực hiện
bởi cấp dới của mình trớc tổ chức.
3.6 Nguyên tắc thống nhất mệnh lệnh
13
đề án môn học khoa: khoa học quản lý.
Mối quan hệ trình báo của từng cấp dới lên một cấp trên duy nhất càng hoàn
hảo, thị mâu thuẫn trong các chỉ thị sẽ càng ít và ý thức trách nhiệm cá nhân trớc
các kết quả cuối cùng càng lớn.
Mặc dù có khả năng một cấp dới nhận đợc sự uỷ quyền của nhiều cấp trên,
những khó khăn thực tiễn trong việc phải phục vụ nhiều "ông chủ" là điều không
tránh khỏi. Nghĩa vụ cơ bản mang tính cá nhân, và quyền hạn đợc giao bởi nhiều
ngời cho một ngời rất có thể sẽ dẫn tới những mâu thuẫn cả về quyền hạn lẫn trách
nhiệm.
3.7 Nguyên tắc quyền hạn theo cấp bậc
Việc duy trì sự phân quyền đã định đòi hỏi các quyết định trong phạm vi quyền
hạn của ai phải đợc chính ngời đó đa ra chứ không đợc đẩy lên cấp trên.
Từ nguyên tắc này có thể thấy rằng nếu ngời quản lý mong muốn giao phó
quyền hạn một cách có hiệu quả, họ phải đảm bảo rằng việc uỷ quyền là rõ ràng
đối với cấp dới. Họ cũng nên tránh lòng ham muốn ra các quyết định thay cho cấp
dới.
Đây là một nguyên tắc rất khó vận dụng trong thực tế. Sẽ dễ dàng hơn nếu
những nhà quản lý nhận thức đợc quy luật lợi thế tơng đối của quản lý tơng đồng
với quy luật lợi thế so sánh về kinh tế trong mối quan hệ giữa các quốc gia. Của cải
của một nớc sẽ đợc tăng thêm nếu họ xuất khẩu những sản phẩm sản xuất có hiệu
quả thấp và nhập khẩu những sản phẩm sản xuất kém hiệu quả nhất, ngay cả khi
họ có thể sản xuất những hàng nhập khẩu rẻ hơn nhiều so với các nớc khác. Tơng
tự ngời quản lý tăng thêm sự đóng góp của mình cho tổ chức nếu họ chỉ tập trung
vào những công việc góp ích nhiều nhất cho các mục tiêu của tổ chức và giao cho
cấp dới những nhiệm vụ còn lại, ngay cả khi họ có khả năng làm tốt các nhiệm vụ
đó hơn nhiều so với cấp dới.
3.8 Nguyên tắc quản lý sự thay đổi
Đảm bảo tính linh hoạt của tổ chức cần đa vào trong cơ cấu các biện pháp và
kỹ thuật dự đoán và phản ứng trớc những sự thay đổi. Tổ chức nào đợc xây dựng
cứng nhắc, với các thủ tục quá phức tạp hay với các tuyến phân chia bộ phận quá
vững chắc, đều có nguy cơ không có khả năng đáp ứng đợc trớc thách thức của
những thay đổi về kinh tế, chính trị, xã hội, công nghệ và sinh thái.
14

Xem chi tiết: Công tác tổ chức