Trong các doanh nghiệp xây dựng cơ bản thì vật liệu cũng chính là đối tợng lao
động. Nó là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản suất, là cơ sở vật chất
cấu thành nên thực thể sản phẩm.
Do đó vật liệu sử dụng trong các nghành ,các doanh nghiệp xây lắp rất
đa dạng, phong phú về chủng loại phức tạp về kỹ thuật. Trong mỗi quá trình
sản suất:về mặt hiện vật: vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất vật liệu
đợc tiêu dùng toàn bộ không giữ nguyên hình thái ban đầu. Về mặt kỹ thuật: vật
liệu là những tài sản vật chất tồn tại dới nhiều hình thái khác nhau: phức tạp về
đặc tính lý hoá dễ bị tác động của thời tiết khí hậu môi trờng xung quanh. Vật
liệu là đối tợng lao động nhng không phải bất cứ đối tợng lao động nào cũng là
vật liệu, đối tợng lao động là vật liệu chỉ khi đối tợng lao động đợc thay đổi do
lao động có ích của con ngời.
2. Vị trí, vai trò của vật liệu.
Từ đặc điểm của vật liệu ta có thể thấy rõ vị trí quan trọng của vật liệu
trong quá trình sản xuất. Kế hoạch sản xuất sẽ bị ảnh hởng lớn nếu việc cung
cấp vật liệu không đầy đủ kịp thời. Mặt khác chất lợng sản phẩm đảm bảo hay
không là phụ thuộc chất lợng vật liệu. Nh đã đề cập ở trên , chi phí vật liệu th-
ờng chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá thành nên do vậy cần phải tập chung quản
lý vật liệu tốt ở các khâu thu mua , dự trữ , bảo quản để có thể sử dụng vật liệu
hợp lý tiết kiệm và có hiệu quả.
3. Yêu cầu quản lý nguyên vật liêu.
Nguyên vật liệu đợc nhập về doanh nghiệp từ nhiều nguồn khác nhau
nh nhập khẩu , liên doanh liên kết, đối lu vật t Nên việc quản lý vật liệu
càng trở nên cần thiết và quan trọng hơn. Yêu cầu đặt ra đối với việc quản lý vật
liệu là:
_ở tất cả các khâu của quá trình sản xuất ngay từ khâu thu mua bảo quản
, nhập kho, hay xuất kho đêù phải sử dụng một cách hợp lý nhất.
_Trong khâu thu mua cần quản lý về mặt số lợng, khối lợng, đơn giá
chủng loại để làm sao đạt đợc chi phí vật liệu ở mức thấp nhất với sản lợng, chất
lợng sản phẩm cao nhất.
5
_Đối với khâu bảo quản cần phải đảm bảo đúng chế độ quy định phù hợp
với từng tính chất lý hoá của mỗi loại nguyên vật liệu. Tránh tình trạng sử dụng
nguyên vật liêu kém chất lợng do khâu bảo quản không tốt.
_Đối với khâu dự trữ : đảm bảo dự trữ một lợng nhất định vừa đủ để quá
trình sản xuất không bị gián đoạn, nghĩa là phaỉ dự trữ sao cho không vợt quá
mức dự trữ tối đa, đảm bảo cho quá trình sản xuất thờng xuyên liên tục tránh
tình trạng ngng trệ sản xuất vì thiếu nguyên vật liệu.
_Cuối cùng là khâu sử dụng : cần thực hiện theo đúng các dịnh mức tiêu
hao theo bảng định mức sao cho việc sử dụng đó là hợp lý tiết kiệm và có hiệu
qủa nhất.
4. Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu
Để góp phần nâng cao chất lợng và hiệu quả quản lý vật liệu. Với công
tác kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về mua vật liệu là việc
thực hiện chức năng giám đốc, là công cụ quản lý kinh tế. Kế toán vật liệu cần
thực hiện tốt các yêu cầu sau:
_Tổ chức ghi chép, phản ánh tổng hợp về tình hình mua , vận chuyển ,
bảo quản, tình hình nhập xuất và tồn kho vật liệu. Tính toán đúng đắn trị gía
vốn thực tế vật liệu đã thu mua và nhập kho, kiểm tra tình hình thực hiện kế
hoạch thu mua vật t về các mặt số lợng, chủng loại, giá cả thời hạn nhằm đảm
bảo cung cấp đầy đủ , kịp thời đúng chủng loại cho qúa trình sản xuất kinh
doanh.
_áp dụng đúng đắn các phơng pháp hạch toán vật liệu, hớng dẫn các bộ
phận đơn vị trong doanh nghiệp thực hiện đúng chế độ hạch toán ban đàu về vật
t mở sổ kho, thẻ kho, kế toán chi tiết đúng chế độ, đúng phơng pháp quy định
nhằm đảm bảo sự thống nhất trong công tác kế toán , tạo điều kiện thuận lợi
cho công tác lãnh đạo, chỉ đạo công tác kế toán trong phạm vi nghành kinh tế
và toàn bộ nền kinh tế quốc dân.
_Kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản dự trữ và sử dụng vật t, phát
hiện ngăn ngừa và đề xuất các biện pháp xử lý vật t thừa thiếu ứ đọng, kém hoặc
6
mất phẩm chất. Tính toán chính xác số lợng và giá trị vật liệu thực tế đa vào sử
dụng.
5. Những nội dung chủ yếu về hạch toán vật liệu.
Để hạch toán vật liệu đợc thuận tiện thì kế toán phải thực nhiện nh sau:
- Phân loại và lập bảng danh điểm vật liệu.
- Xây dựng các nội quy , quy chế trong bảo quản sử dụng vật liệu tối đa,
tối thiểu các định mức sử dụng vật t cũng nh các dịnh mức hao hụt hợp lý trong
vận chuyển và bảo quản.
- Tổ chức vận dụng các tài khoản kế toán và hệ thống sổ kế toán một
cách khoa học và hợp lý.
- Tổ chức phân tích tình hình vật t và tổ chức công tác kiểm kê và kiểm tra
và lập báo cáo về tình hình nhập xuất tồn vật t.
III.Phân loại và đánh giá vật liệu.
1.Phân loại vật liệu.
Đối với mỗi doanh nhiệp , do tính chất đặc thù trong sản xuất kinh doanh
nên sử dụng các loại vật liệu khác nhau. Tuỳ thuộc vào đặc điểm sản xuất của
mỗi doanh nghiệp mà nguyên vật liệu của nó có những nét riêng . Chẳng hạn
nh đối với doanh nghiệp công nghiệp nguyên vật liệu gồm : vật liệu chính vật
liệu phụ Đối với doanh nghiệp xây lắp nguyên vật liệu gồm :xi măng , gạch ,
đá , vôi, cát , sỏi Đối với doanh nghiệp nông nghiệp thì nguyên vật liệu gồm:
hạt giống , phân bón , thuốc trừ sâu Phân loại vật liệu là việc sắp xếp vật liệu
có cùng tiêu thức nào đó vào một loại, ta dựa vào từng nội dung, tính chất thơng
phẩm của chúng nhằm phục vụ cho nhu cầu quản lý sử dụng của doanh
nghiệp.Có các cách phân loại sau đây.
1.1.Căn cứ vào nội dung kinh tế và yêu cầu của kế toán quản trị
nguyên vật liệu đợc chia thành:
- Nguyên vật liệu chính (bao gồm cả nửa thành phẩm mua vào ). Nguyên
vật liệu chính là đối tợng lao động chủ yếu trong doanh nghiệp để hình thành
nên thực thể sản phẩm mới. Trong doanh nghiệp khác nhau thì nguyên vật liệu
7
chính cũng khác nhau. Ví dụ sợi vải trong ngành dệt may, tôm cua cá trong
nghành chế biến thuỷ hải sản
- Vật liệu phụ : là các loại vật liệu đợc sử dụng để làm tăng chất lợng sản
phẩm hoàn chỉnh sản phẩm hoặc phục vụ cho công tác quản lý sản xuất bao gói
sản phẩm nh thốc nhuộm , sơn, dầu
- Nhiên liệu đợc sử dụng phục phụ cho công nghiệp sản xuất sản phẩm,
cho phơng tiện vận tải, máy móc hoạt động trong quá trình sản xuất kinh doanh
nh: xăng ,dầu , khí ga
- Phụ tùng thay thế: bao gồm các loại phụ tùng chi tiết đợc sử dụng để
thay thế sửa chữa những máy móc , thiết bị sản xuất phơng tiện vận tải
- Thiết bị xây dựng cơ bản bao gồm: những thiết bị cần lắp và thiết bị
không cần lắp, công cụ , khí cụ, vật kết cấu dùng cho công tác xây lắp xây
dựng cơ bản
- Vật liệu khác: là vật liệu không đợc vào các loại vật liệu kể trên, các
loại vật liệu này do quá trình sản xuất loại ra, phế liệu thu hồi từ thanh lý tài sản
cố định.
Cũng cần lu ý rằng trong cách phân loại này có những trờng hợp loại vật
liệu có thể là vật liệu phụ ở doanh nghiệp này nhng lại là vật liệu chính ở doanh
nghiệp khác.
1.2 Phân loại vật liệu căn cứ vào mục đích sử dụng
- Vật liệu dùng trực tiếp cho sản xuất sản phẩm.
- Vật liệu dùng cho nhu cầu khác nh: dùng trong quản lý , phục vụ cho
nhu cầu xử lý thông tin.
1.3. Phân loại vật liệu căn cứ vào nguồn hình thành.
- Vật liệu tự sản xuất gia công chế biến của doanh nghiệp
- Vật liệu mua ngoài
- Vật liệu nhận góp vốn liên doanh
Dựa trên các cách phân loại trên và để phục vụ cho yêu cầu quản lý và
hạch toán vật liệu , ngời ta thờng lập sổ danh điểm vật liệu trong đó vật liệu đợc
8
chia thành từng nhóm, từng thứ vật liệu. Tuỳ theo số lợng số nhóm vật liệu để
lập số hiệu tài khoản cấp 2,3 hoặc 4
2.Đánh giá vật liệu
Đánh giá vật liệu có ý nghĩa quan trọng trong việc hạch toán đúng đắn
tình hình tài sản cũng nh chi phí sản xuất kinh doanh. Đánh giá vật liệu là dùng
thớc đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của vật liệu thực tế, tức là toàn bộ số tiền mà
doanh nghiệp bỏ ra để có đợc số vật t hàng hoá đó.
Tính giá vật liệu phụ thuộc vào phơng pháp quản lý và hạch toán vật liệu
đó là phơng pháp kê khai thờng xuyên, phơng pháp kiểm kê định kỳ.
- Phơng pháp kê khai thờng xuyên là phơng pháp đợc áp dụng phổ biến
hiện nay. Đặc điểm của phơpng pháp này là mội nghiệp vụ nhập xuất vật liệu
đều đợc kế toán theo dõi, tính toán và ghi chép một cách thờng xuyên theo quá
trình phát sinh.
- Phơng pháp kiểm kê định kỳcó đặc điểm là trong kỳ, kế toán chỉ theo
dõi tính toán và ghi chép các nghiệp vụ nhập vật liệu còn giá trị vật liệu xuất chỉ
đợc xác định một lần vào cuối kỳ khi có kết quả kiểm kê vật liệu hiện còn cuối
kỳ.
Trị giá vật liệu xuất trong kỳ = Trị giá vật liệu tồn đầu kỳ
+Trị giá vật liệu nhập trong kỳ
-Trị giá vật liệu hiện còn cuối kỳ
2.1 Đánh giá vật liệu theo giá mua thực tế
*Giá thực tế vật liệu nhập kho.
- Đôí với vật liệu mua ngoài có hai trờng hợp:
+Doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ thì trị
giá mua thực tế là số tiền ghi trên hoá đơn không kể thuế GTGT trừ đi các
khoản triết khấu, giảm giá và khoản trả lại nếu có.
Nh vậy yêu cầu của phơng pháp này là: khi lập hoá đơn phải giữ đầy đủ ,
đúng các yếu tố quy định và ghi rõ giá bán cha có thuế kể cả phụ thu và phí
ngoài giá bán nếu có , thuế GTGT, tổng giá thanh toán.
Số thuế GTGT phải nộp đợc tính theo công thức:
9
Số thuế GTGTphải nộp = Thuế GTGTđầu ra Thuế GTGTđầu vào.
Giá của hàng hoá Thuế suất thuế GTGT
dịch vụ chịu thuế ì của hàng hoá tơng ứng.
+Doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp thì giá
mua trên hoá đơn là tổng giá thanh toán ( bao gồm cả thuế GTGT đầu vào).
Giá mua thực tế của vật liệu mua ngoài gia công chế biến bao gồm giá
thực tế của vật liệu chế biến , chi phí vận chuyển vật liệu đến nơi chế biến và từ
nơi chế biến về đơn vị. Tiền thuê ngoài gia công chế biến theo hợp đồng.
Đối với vật liệu nhận góp vốn liên doanh thì trị giá vốn góp thực tế
nhập kho sẽ do hội đồng liên doanh đánh giá.
Đối với phế liệu thu hồi có thể đánh giá theo giá ớc tính hay còn gọi là
giá tạm tính.
*Giá thực tế vật liệu xuất kho.
Do vật liệu nhập kho từ nhiều nguồn có giá cả khác nhau vì vậy khi xuất
kho cũng có những phơng pháp tính khác nhau. Đối với vật liệu xuất dùng trong
kỳ tuỳ theo đặc điểm hoạt động của từng doanh nghiệp, yêu cầu quản lý và trình
độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán có thể sử dụng một trong các phơng pháp sau
theo nguyên tắc nhất quán tronh hạch toán, phải giải thích rõ ràng khi có thay
đổi.
- Phơng pháp tính theo giá thực tế bình quân tồn kho đầu kỳ.
Đơn giá vật liệu tồn kho đầu kỳ = Trị gía vật liệu tồn kho đầu kỳ chia cho
sản lợng vật liệu tồn kho đầu kỳ.
Trị giá thực tế vật liệu xuất kho = Đơn gía bình quân của vật liệu tồn kho
đầu kỳ ì Số lợng vật liệu xuất kho trong kỳ.
Phơng pháp này đợc áp dụng đói với doanh nghiệp có vật liệu tồn kho
đầu kỳ chiếm tỷ trọng lớn.
- Phơng pháp tính gía thực tế bình quân gia quyền.
Trị giá thực tế vật liệu trị giá thực tế vật liệu
10
Thuế GTGT đầu ra =
=
tồn kho đầu kỳ + nhập kho trong kỳ
Giá thực tế bình quân
một đơn vị vật liệu
Sản lợng vật liệu Sản lợng vật liệu
tồn kho đầu kỳ + nhập kho trong kỳ
Trị giá thực tế vật liệu Giá thực tế bình quân Số lợng vật liệu
tồn kho trong kỳ 1 đơn vị vật liệu nhập kho trong kỳ.
Đơn giá bình quân vật liệu có thể tính vào cuối kỳ hay tính vào sau mỗi
lần nhập đợc gọi là đơn giá bình quân liên hoàn.
- Phơng pháp tính giá thực tế đích danh: Theo phơng pháp này vật liệu đợc
xác định theo đơn chiếc hay từng lô và giữ nguyên lúc nhập cho đến khi xuất
dùng . Khi xuất vật liệu nào sẽ tính theo giá thực tế vật liệu đó.
Phơng pháp này thờng đợc sử dụng với các loại vật liệu có giá trị cao và
có tính tách biệt, chẳng hạn nh các loại vàng bạc, đá quý , các chi tiết của ôtô
xe máy mà có thể nhận diện đợc từng thứ , nhóm hoặc từng loại theo từng lần
nhập kho.Khi xuất kho thì giá xuất kho đợc căn cứ vào đơn giá thực tế vật liệu
nhập kho theo từng lô hay từng lần nhập.
- Phơng pháp nhập trớc xuất trớc ( FIFO Firts in firts out )
Theo phơng pháp này giả thiết rằng số vật liệu nào nhập trớc thì xuất tr-
ớc, xuất hết số nhập trớc mới đến số nhập sau theo giá thực tế của từng số hàng
xuất . Nói cách khác , cơ sở của phơng pháp này là giá thực tế của vật liệu mua
trớc sẽ đợc dùng làm giá để tính giá thực tế vật liệu xuất trớc và do vậy giá trị
vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của vật liệu mua vào sau cùng.
Phơng pháp này thích hợp trong từng trờng hợp giá cả ổn định hoặc có xu
hớng giảm.
- Phơng pháp nhập sau xuất trớc ( LIFO Last in first out )
Phơng pháp này ta phải xác định đợc đơn giá thực tế nhập kho của từng lần
nhập. Nhng khi xuất sẽ căn cứ vào số lợng xuất và đơn giá thực tế nhập kho lần
cuối hiện có trong kho ,sau đó mới lần lợt theo các lần nhập trớc để tính giá
thực tế xuất kho. Ta cũng giả định rằng những vật liệu mua sau cũng sẽ đợc
11
=
x
xuất trớc tiên. Và nh vậy, giá thực tế của vật liệu tồn kho cuối kỳ lại là giá thực
tế vật liệu tính theo đơn giá của từng lần nhập đầu kỳ.
Phơng pháp này thích hợp trong thời kỳ lạm phát.
2.2 Đánh giá vật liệu theo giá hạch toán.
Ngoài giá thực tế đợc sử dụng để phản ánh tình hình nhập xuất vật liệu
nh nêu trên doanh nghiệp còn có thể sử dụng giá hạch toán để phản ánh sự biến
động của vật liệu trong kỳ.
Giá hạch toán là giá đợc xác định trớc ngay từ đầu kỳ kế toán và sử dụng
liên tục trong kỳ kế toán có thển lấy giá kế hoạch hoặc giá trớc để làm giá hạch
toán cho kỳ này. Khi sử dụng giá hạch toán để phản ánh vật liệu thì cuối kỳ kế
toán phải tính hệ số chênh lệch giữa gía thực tế và giá hạch toán của vật liệu tồn
và nhập trong kỳ .
Giá thực tế của Giá thực tế của
Vật liệu tồn đầu kỳ + Vật liệu nhập trong kỳ
Hệ số chênh lệch =
Giá hạch toán của Giá hạch toán của
Vật liệu tồn đầu kỳ + Vật liệu nhập trong kỳ
Giá thực tế của vật liệu = Giá hạch toán của vật liệu ì Hệ số chênh lệch
Xuất trong kỳ xuất trong kỳ
Giá hạch toán đợc sử dụng trong hạch toán chi tiết vật liệu . Giá hạch
toán có u điểm là phản ánh kịp thời sự biến động về giá trị của các loại vật liệu
trong quá trình sản xuất kinh doanh.
IV. Kế toán chi tiết vật liệu
1. Chứng từ kế toán
Kế toán tình hình nhập xuất vật liệu liên quan đến nhiều loại chứng từ kế
toán khác nhau. Bao gồm những chứng từ có tính chất bắt buộc và những
chứng từ có tính chất hớng dẫn hoặc tự lập. Tuy nhiên, dù loại chứng từ gì cũng
phải đảm bảo có đầy đủ các yếu tố cơ bản , tuân thủ chặt chẽ trình tự lập , phê
12
duyệt và luân chuyển chứng từ để phục vụ cho yêu cầu quả lý ở các bộ phận có
liên quan và yêu cầu ghi sổ, kiểm tra của kế toán.
Theo chế độ kế toán ban hành QĐ 1141-TC/QĐCĐKT ngày 01/01/1995
của bộ trởng bộ tài chính ban hành các chứng từ về vật liệu bao gồm:
- Phiếu nhập kho ( Mẫu01- VT )
- Phiếu xuất kho ( Mẫu02 VT )
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ( Mẫu03 VT )
- Biên bản kiểm kê vật t , sản phẩm hàng hóa ( Mẫu08 VT )
- Hóa đơn GTGT (Mẫu01 GTGT 3LL )
- Hóa đơn bán hàng ( Mẫu02 GTGT 3 LL )
- Hóa đơn cớc vận chuyển ( Mẫu03 BH )
Ngoài ra DN còn có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán có tính chất
hớng dẫn nh:
_Phiếu hạn mức vật t ( Mẫu 04 VT )
_Biên bản kiểm nghiệm vật t ( Mẫu 05 VT )
_Phiếu báo vật t còn lại cuối kỳ ( Mẫu 07 VT )
2. Các phơng pháp kế toán vật liệu
Tổ chức tốt kế toán chi tiết vật liệu có ý nghĩa quan trọng đối với công
tác bảo quản vật liệu và công tác kiểm tra tình hình cung cấp , sử dụng vật liệu.
Kế toán vật liệu vừa đợc thực hiện ở kho vừa đợc thực hiện ở phòng kế toán
Kế toán chi tiết vật liệu đợc thực hiện theo một trong ba phơng pháp: Ph-
ơng pháp thẻ song song , phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển, phơng pháp số
d.
2.1Phơng pháp ghi thẻ song song.
Nguyên tắc: ở kho ghi chép về mặt số lợng ở phòng kế toán ghi chép cả
về mặt số lợng và giá trị của từng thứ vật liệu cụ thể:
ở kho : hàng ngày ghi nhận chứng từ nhập xuất vật liệu , thủ kjho phải
kiểm tra tính hợp lý hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi chép số thực nhập ,
thực xuất vào chứng từ thẻ kho. Cuối ngày tính ra số tồn kho ghi vào thẻ kho.
13
Định kỳ thủ kho giữ các chứng từ nhập xuất đã đợc phân loại cho từng thứ vật
liệu cho phòng kế toán.
ở phòng kế toán: mở sổ hoặc thẻ chi tiết vật liệu cho từng danh điểm vật
t tơng ứng với thẻ kho ở từng kho để phản ánh cả số lợng và giá trị vật liệu. Khi
nhận đợc các chứng từ nhập xuất kho từ thủ kho kế toán vật t phải kiểm tra
chứng từ ghi đơn giá và thành tiền trên chứng từ, sau đó ghi vào thẻ chi tiết vật
liệu , cuối tháng cộng sổ chi tiết và tiến hành kiếm tra đối chiếu với thẻ kho .
Ngoài ra , để có số liệu đối chiếu với kế toán tổng hợp cần phải tổng hợp nhập
xuất tồn kho theo từng nhóm loại vật liệu.
Phơng pháp vày áp dụng thích hợp đói với những doanh nghiệp có ít
chứng từ loại vật liệu , khối lợng loại nghiệp vụ ít . Song phơng pháp này đơn
giản , dễ thực hiện và rất tiện lợi khi xử lý bằng máy tính.
*Sơ đồ kế toán theo ph ơng pháp ghi thẻ song song
Ghi chú:
:Ghi hàng ngày
:Đối chiếu số liệu
:Ghi cuối tháng
Bảng tổng hợp nhập xuất tồn vật liệu
Tháng năm
14
Phiếu nhập kho
Thẻ kho
Sổ chi tiết vl
Phiếu xuất kho
Bảng xuất
tổng hợp nhập
tồn vl
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét