PHƯƠNG THỨC HOẠT ĐỘNG VNNTU
quốc
- Thắt chặt tình đoàn kết,
thân ái giữa các anh chị em
trong đại gia đình VNNTU
Tháng 9 Thu quỹ hội Core - Tạo nguồn tài chính cho
các hoạt động của Hội
Tháng 9 –
10
Sport Competition Optional - Giải thể thao của VNNTU
- Giúp các CLB trong việc
tìm kiếm những thành viên
mới
- Chuẩn bị tinh thần cho
International Game.
Tháng 11 Exam Welfare Optional - Động viên tinh thần các
thành viên trước mùa thi
Tháng 12 VNNTU Outing Optional - Tổ chức đi chơi hoặc cắm
trại cho thành viên
VNNTU.
- Tạo sự gắn bó giữa các
thành viên
Kì II
Tháng 1 - 2 International Game Core - Giải thể thao giữa các
nước
Hỗ trợ các
CLB trong
việc thông
tin liên lạc
và tài chính
Tháng 1 – 2 International Cultural
and Travel Fair
(ICTF)
Core - Lễ hội văn hoá các nước
- Là dịp để quảng bá hình
ảnh đất nước, cuộc sống và
con người Việt Nam đến
cộng đồng sinh viên NTU.
Tháng 1 – 2 Lễ đón tết Âm Lịch Core - Gặp gỡ và tạo không khí
Tết đầm ấm và vui vẻ giữa
các thành viên
Tháng 2 Chuẩn bị cho việc
đón Freshmen năm
tới
Core - Soạn handbook, guide
book, hướng dẫn các thủ
tục cho các bạn học sinh
đang có ý định du học tại
NTU.
Thành lập
FOC Team
8/3 Quốc tế Phụ Nữ Optional - Món quà ý nghĩa đối với
các bạn/chị/em gái trong
gia đình VNNTU
Tháng 3 Bầu cử Core - Bầu cử BCH cho nhiệm kỳ
tiếp theo
Tháng 5-7 Bàn giao nhiệm vụ
cho BCH mới
Core
5
PHƯƠNG THỨC HOẠT ĐỘNG VNNTU
Tháng 8 Annual Financial
Report
Core -Tổng kết tình hình tài chính
của cả năm học trước
6
PHƯƠNG THỨC HOẠT ĐỘNG VNNTU
IV. CƠ CẤU TỔ CHỨC
1. Ban chấp hành :
1.1 Nhiệm kì
Sau khi được bầu, nhiệm kì chính thức của BCH kéo dài từ ngày 1/6 năm trước đến ngày 31/5
năm sau
1.2 Nhiệm vụ chung
Trong suốt nhiệm kì của mình, BCH có những nhiệm vụ sau:
– Bảo vệ quyền lợi của các thành viên VNNTU
– Quản lý và tổ chức các hoạt động của Hội theo đúng những mục đích và giá trị cơ bản đã đề
ra trong phần I, đặc biệt là việc xây dựng tình đoàn kết, thân ái, tương trợ lẫn nhau giữa các
thành viên trong cộng đồng.
– Tôn trọng, củng cố và phát huy những thành quả mà các năm trước đã đạt được, đồng thời
chú trọng việc xây dựng nền tảng, lực lượng, tạo nên những điều kiện tốt nhất có thể cho hoạt
động của Hội trong những năm kế tiếp.
– Từng bước có những hoạt động nhằm nâng cao vị thế của cộng đồng sinh viên Việt Nam tại
NTU nói riêng và tại Singapore nói chung.
1.3 Cơ cấu và nhiệm vụ của BCH
Mỗi thành viên BCH được bầu ra hoặc được lựa chọn phải tuân theo qui chế bầu cử trong phần
VI.
Mỗi thành viên BCH được quyền tái ứng cử một lần vào bất cứ vị trí nào trong BCH (tối đa giữ 2
nhiệm kì)
Mỗi thành viên BCH chỉ được đảm nhận một vị trí được nêu dưới đây trong BCH.
Các vị trí thông qua bầu cử phổ thông
- Chủ Tịch (President)
- Phó Chủ Tịch phụ trách Vấn Đề Đối Nội (Vice President – Internal Affairs)
- Phó Chủ Tịch phụ trách Vấn Đề Đối Ngoại (Vice President – External Affairs)
- Tổng Thư Kí kiêm Đại Diện Cộng Đồng SVVN tại NTU Students’ Union (Honorary
General Secretary cum SU-IUC Vietnam Country Representative)
- Ủy Viên phụ trách Vấn Đề Tài Chính (Financial Controller)
Các vị trí không qua bầu cử phổ thông
- Ủy Viên phụ trách công tác cung ứng và hậu cần (Logistics Executive)
- Ủy Viên phụ trách quảng bá và truyền thông (Publication and Publicity Executive)
- Ủy Viên phụ trách quản lý website và các vấn đề kĩ thuật (IT Executive)
- Ủy Viên phụ trách các hoạt động văn hóa – nghệ thuật (Cultural Activities Executive)
- Ủy Viên phụ trách các hoạt động phục vụ lợi ích học tập (Academic Affairs Executive)
- Ủy viên phụ trách công tác phúc lợi (Welfare Executive)
Hai đại diện của sinh viên Việt Nam trong Students’ Union sẽ là Tổng Thư Ký và Ủy Viên Phụ
Trách Cung Ứng – Hậu Cần
7
PHƯƠNG THỨC HOẠT ĐỘNG VNNTU
8
PHƯƠNG THỨC HOẠT ĐỘNG VNNTU
Cơ cấu tổ chức
A. President
1. Đề xuất phương hướng hoạt động của BCH trong cả một năm sau khi tham khảo và được thông qua bởi
đa số thành viên trong BCH.
2. Vạch ra kế hoạch làm việc của BCH trong cả năm và phân công công việc cụ thể cho từng thành viên
trong từng sự kiện.
9
PHƯƠNG THỨC HOẠT ĐỘNG VNNTU
3. Ra những quyết định quan trọng trong tất cả các buổi họp giữa Top 5 hay các buổi họp toàn BCH.
4. Cùng với Vice President - External Affairs chịu trách nhiệm toàn bộ các công tác đối ngoại của BCH.
5. Cùng với Vice President - Internal Affairs chịu trách nhiệm toàn bộ các công tác đối nội của BCH.
6. Đóng vai trò cố vấn khi cần thiết cho toàn bộ các Special Projects (dự án đặc biệt) của VNNTU.
7. Là người chịu trách nhiệm cao nhất đối với toàn bộ những công việc chung của VNNTU.
B. Vice President - Internal Affairs
1. Đề xuất phương hướng đối nội của BCH trong cả một năm sau khi tham khảo và được thông qua bởi đa
số thành viên trong BCH. Phương hướng đối nội bao gồm tất cả các event mang tính nội bộ trong
VNNTU, các CLB của VNNTU và các công tác kết nối cộng đồng khác.
2. Vạch ra kế hoạch làm việc cho những công tác đối nội của BCH trong cả năm.
3. Chịu trách nhiệm; giúp đỡ và cố vấn cho President trong việc ra các quyết định về công tác đối nội.
4. Chịu trách nhiệm chính, hoặc đóng vai trò chủ chốt hay cố vấn ít nhất một event lớn của VNNTU trong
năm.
C. Vice President - External Affairs
1. Đề xuất phương hướng đối ngoại của BCH trong cả một năm sau khi tham khảo và được thông qua bởi
đa số thành viên trong BCH. Phương hướng đối ngoại bao gồm tạo mối quan hệ với các tổ chức bên ngoài
NTU (nhà tài trợ, các tổ chức nghề nghiệp và từ thiện, phương tiện thông tin đại chúng, các tổ chức sinh
viên khác, v.v.)
2. Vạch ra kế hoạch làm việc cho những công tác đối ngoại của BCH trong cả năm.
3. Chịu trách nhiệm; giúp đỡ và cố vấn cho President trong việc ra các quyết định về công tác đối ngoại,
đặc biệt là các công tác vận động tài trợ và kết nối với các tổ chức nghề nghiệp .
4. Chịu trách nhiệm chính, hoặc đóng vai trò chủ chốt hay cố vấn ít nhất một event lớn của VNNTU trong
năm.
5. Có quyền can thiệp vấn để ngoại giao ( như đối với nhà tài trợ) của các Special Projects khi cần.
D. Honorary General Secretary
1. Đại diện của Việt Nam trong NTU Student Union - International Undergraduate Committee; là cầu nối
thông tin của BCH VNNTU trong tất cả các sự kiện quốc tế có Việt Nam tham gia
2. Chịu trách nhiệm toàn bộ các văn bản quan trọng của BCH VNNTU và thúc đấy toàn bộ các công việc
của BCH diễn ra đúng tiến độ được định trước.
3. Chịu trách nhiệm toàn bộ việc liên lạc giữa BCH với Student Affairs Office, Alumni Affairs Office,
Office of Admission and Financial Aids, International Student Centre và các tổ chức trong NTU khác.
4. Giúp đỡ và cố vấn cho President trong việc ra các quyết định chung trong vai trò thành viên Top 5.
5. Chịu trách nhiệm chính, hoặc đóng vai trò chủ chốt hay cố vấn ít nhất một event lớn của VNNTU trong
năm.
E. Chief Financial Controller
1. Tiếp quản, xây dựng và quản lý nguồn thu của VNNTU. Nguồn thu của VNNTU có được từ tiền quỹ
thành viên VNNTU; tiền hỗ trợ từ SAO, AAO; tiền tài trợ từ các tổ chức, doanh nghiệp ngoài NTU.
2. Kiểm soát chặt chẽ, đảm bảo tất cả các khoản chi của VNNTU tuân thủ đúng quy định trong phương
thức hoạt động và phục vụ lợi ích cho VNNTU.
3. Chuẩn bị và công bố bản tổng kết tình hình tài chính của VNNTU vào cuối nhiệm kỳ.
4. Giúp đỡ và cố vấn cho President trong việc ra các quyết định chung trong vai trò thành viên Top 5.
5. Chịu trách nhiệm chính, hoặc đóng vai trò chủ chốt hay cố vấn ít nhất một event lớn của VNNTU trong
năm.
10
PHƯƠNG THỨC HOẠT ĐỘNG VNNTU
6. Có quyền can thiệp các vấn đề thu chi của các Special Projects khi cần.
E. Logistic Executive
1. Logistic Executive sẽ là đại diện thứ 2 của Việt Nam trong NTU Student Union - International
Undergraduate Committee.
2. Đứng đầu Logistic Team để đảm bảo nguồn nhân lực phục vụ công tác hậu cần-cung ứng của VNNTU
đảm bảo tất cả các nhu cầu về hậu cần-cung ứng của VNNTU được NTU SU đáp ứng đúng lúc. Ví dụ:
book venue và equipments cho các sự kiện văn hóa-thể thao của VNNTU.
3. Đóng góp ý kiến trong việc hình thành phương hướng hoạt động trong các buổi họp của BCH.
4. Đóng vai trò giúp đỡ hoặc chủ chốt (không bắt buộc) ít nhất một event lớn của VNNTU trong năm.
F. Cultural Activities Executive
1. Chịu trách nhiệm về các hoạt động văn hoá trong VNNTU.
2. Đứng đầu Cultural Activities Team để bao quát các hoạt động văn hoá bao gồm các tiết mục biểu diễn
trong các sự kiện như Quốc Khánh 2/9, International Culture and Travel Festival, các sự kiện văn hóa do
Đại Sứ Quán Việt Nam tổ chức, v.v.
3. Đóng góp ý kiến trong việc hình thành phương hướng hoạt động trong các buổi họp của BCH.
G. Academic Affairs Executive:
1. Chịu trách nhiệm chính toàn bộ công tác Tư Vấn Du Học của VNNTU.
2. Đứng đầu Academic Affairs Team, bao gồm moderators của Box Tư Vấn Du Học; nhóm biên soạn,
chỉnh sửa và xuất bản handbook giới thiệu về NTU và du học tại Singapore dành cho các bạn sinh viên
học sinh tại Việt Nam.
3. Chịu trách nhiệm tổ chức các buổi hội thảo Du học tại NTU và Singapore tại các trường Cấp III và Đại
học tại Việt Nam.
4. Cùng với Vice President - External Affairs liên lạc với các tổ chức nghề nghiệp bên ngoài phục vụ lợi
ích của thành VNNTU; chịu trách nhiệm chính tổ chức một sự kiện nghề nghiệp cho VNNTU.
5. Đóng góp ý kiến trong việc hình thành phương hướng hoạt động trong các buổi họp của BCH.
6. Đóng vai trò giúp đỡ hoặc chủ chốt trong FOC năm sau.
H. Publication and Publicity Executive
1. Đứng đầu Publication and Publicity Team, chịu trách nhiệm toàn bộ việc quảng bá (quay phim, chup
ảnh, làm clip và poster, và viết báo) các hoạt động của VNNTU thông qua các forum và các phương tiện
khác.
2. Đóng góp ý kiến trong việc hình thành phương hướng hoạt động trong các buổi họp của BCH.
3. Đóng vai trò giúp đỡ hoặc chủ chốt (không bắt buộc) ít nhất một event lớn của VNNTU trong năm.
I. IT Executive
1. Đứng đầu IT and Technical Team, chịu trách nhiệm toàn bộ các vấn đề về kĩ thuật của VNNTU
Homepage, Forum và website của các chương trình khác trong VNNTU.
2. Đóng góp ý kiến trong việc hình thành phương hướng hoạt động trong các buổi họp của BCH.
3. Đóng vai trò giúp đỡ hoặc chủ chốt (không bắt buộc) ít nhất một event lớn của VNNTU trong năm.
4. Phụ trách và chỉ đạo các vấn đề kĩ thuật trong tất cả các event của VNNTU.
J. Welfare Executive
11
PHƯƠNG THỨC HOẠT ĐỘNG VNNTU
1. Đứng đầu Welfare Team, chịu trách nhiệm toàn bộ các công tác phúc lợi của VNNTU trong các sự kiện
2/9, Exam, 8/3, etc.
2. Đóng góp ý kiến trong việc hình thành phương hướng hoạt động trong các buổi họp của BCH.
3. Đóng vai trò giúp đỡ hoặc chủ chốt (không bắt buộc) ít nhất một event lớn của VNNTU trong năm.
1.5 Tư cách thành viên BCH
- Là thành viên VNNTU, tôn trọng các giá trị cơ bản của Hội và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thành
viên
- Được bầu thông qua phổ thông đầu phiếu hoặc do Top 5 chỉ định
1.6 Việc bãi miễn
Bãi miễn được thực hiện khi 1 thành viên trong BCH không thỏa mãn tư cách thành viên ở mục
1.5, không thực hiện đủ trách nhiệm được giao, cụ thể như sau:
1.6.1 Sẽ xét bãi miễn nếu
Với thành viên BCH:
- Không thực hiện nhiệm vụ đã được nêu ở phần 1.3
- Có hành động làm phương hại đền quyền lợi chung và hình ảnh của tổ chức
- Không tham gia 50% trở lên các buổi họp của BCH với lý do không chính đáng
Với Top 5:
Ngoài những điểm đã nêu ở phần trên, các vị trí chủ chốt Top 5 còn phải chịu trách nhiệm cho
toàn thể BCH. BCH và toàn thể cộng đồng SVVN tại NTU sẽ xét bãi miễn các vị trí này nếu
cá nhân chối bỏ trách nhiệm về các hoạt động của tổ chức.
1.6.2 Trình tự và hình thức bãi miễn:
Với các thành viên BCH không qua bầu cử phổ thông:
- Bỏ phiếu kín trong nội bộ BCH (cá nhân bị xét bãi miễn không được quyền bỏ phiếu).
Việc bãi miễn được thông qua nếu quá nửa số thành viên BCH bỏ phiếu thuận. Sau đó khi
có kết quả xét bãi miễn, Chủ tịch sẽ thông báo cho toàn thể VNNTU về việc bãi miễn cá
nhân đó.
- Trong cuộc họp nói trên, cá nhân bị xét bãi miễn có quyền tự bào chữa cho bản thân và
thuyết phục BCH ngừng việc xét bãi miễn.
Với thành viên Top 5:
- Tiến hành bỏ phiếu kín trong nội bộ BCH về việc xét bãi miễn cá nhân đó. Nguyên tắc
giống như đối với các thành viên BCH không qua bầu cử phổ thông như nói ở trên.
- Thông báo trước toàn thể VNNTU về xét việc bãi miễn và tổ chức buổi họp mặt toàn thế
về việc xét bãi miễn
12
PHƯƠNG THỨC HOẠT ĐỘNG VNNTU
- Cá nhân bị xét bãi miễn trả lời chất vấn từ các thành viên VNNTU
- Quyết định bãi miễn: việc bãi miễn được quyết định bởi các thành viên VNNTU thông
qua bỏ phiếu (chỉ tính lá phiếu của những người có mặt trong buổi xét bãi miễn). Việc bãi
miễn được thông qua nếu quá nửa số người tham gia bỏ phiếu bỏ phiếu thuận.
1.7 Việc từ chức
1.7.1 Cá nhân nếu xét thấy mình không đủ khả năng hoặc điều kiện không cho phép để có
thể tiếp tục hoạt động trong BCH được quyền xin từ chức.
1.7.2 Việc quyết định cho cá nhân từ chức được quyết định bởi Chủ tịch Top 5, có sự
tham khảo ý kiến của các thành viên khác trong BCH
1.7.3 Nếu Chủ tịch xin từ chức thì phải được thông qua bởi toàn bộ các thành viên BCH,
việc xét từ chức được thông qua nếu quá nửa số thành viên BCH bỏ phiếu thuận.
1.7.4 Cá nhân muốn xin từ chức phải thông báo cho toàn bộ BCH ít nhất một tháng trước
thời điểm dự định dời vị trí và phải đề cử người thay mình. Trong thời gian chờ quyết định cho
phép từ chức, cá nhân vẫn phải hoàn thành đầy đủ trách nhiệm đối với vị trí mình đang giữ.
1.7.5 Trường hợp việc xin từ chức không được thông qua thì cá nhân phải tiếp tục đảm
đương vị trí đến hết nhiệm kì.
1.6.6 Sau khi có quyết định về việc cho phép cá nhân từ chức, Chủ tịch có trách nhiệm
thông báo với toàn thể VNNTU.
1.8 Tiếp quản vị trí bỏ trống
1.8.1 Điều kiện: Khi có vị trí bị bãi miễn hoặc từ chức
1.8.2 Hình thức và trình tự:
- Vị trí bỏ trống là Chủ tịch: Thứ tự tiếp quản vị trí Chủ tịch được xét theo thứ tự từ trên xuống
dưới như trong phần IV, mục 1.3 với điều kiện cá nhân chấp nhận tiếp quản vị trí bỏ trống và có
sự đồng thuận của tất cả các thành viên BCH
- Vị trí bỏ trống ngoài Chủ tịch: Chủ tịch quyết định lựa chọn người thay thế cho vị trí bỏ trống sau
khi gặp mặt nói chuyện với ứng viên và có sự đồng thuận của các thành viên BCH. Vị trí này sẽ
thông qua bỏ phiếu phổ thông để có được sự tán thành của các thành viên VNNTU.
- Sau khi có quyết định về việc tiếp quản vị trí, Chủ tịch có trách nhiệm thông báo với toàn thể
VNNTU
1.9 Bổ sung vị trí mới
1.9.1 Điều kiện: Khi xét thấy cần thêm những vị trí mới cho BCH mà không làm thay đổi
cơ cấu BCH về cơ bản.
1.9.2 Hình thức và trình tự:
- Chủ tịch quyết định vị trí cần bổ sung sau khi có sự đồng thuận của các thành viên BCH
13
PHƯƠNG THỨC HOẠT ĐỘNG VNNTU
- BCH tiến hành gặp mặt và phỏng vấn các ứng viên
- Chủ tịch quyết định Ủy viên mới với sự đồng thuận của toàn bộ BCH
- Sau khi có quyết định về việc bổ sung vị trí mới, Chủ tịch có trách nhiệm thông báo với toàn thế
VNNTU
1.10 Thay đổi cơ cấu BCH
1.10.1 Việc thay đổi cơ cấu BCH xảy ra khi có 1 trong những điều kiện sau
- Thay đổi các vị trí trong Top 5
- Thay đổi cơ chế ứng cử và đề cử của các vị trí
- Bỏ bớt, bổ sung hoặc thay thế quá 1/3 số vị trí hiện tại trong BCH
1.10.2 Đề nghị thay đổi cơ cấu BCH: Việc đề nghị thay đổi cơ cấu BCH do BCH của năm
học hiện tại đề xuất và được đưa ra thảo luận trong AGM của năm đó
1.10.3 Quyết định thay đổi cơ cấu BCH được đưa ra bởi các thành viên VNNTU thông
qua bỏ phiếu theo nguyên tắc đa số trong buổi AGM (chỉ tính các thành viên có mặt trong buổi
AGM)
1.10.4 Hiệu lực: Một khi được thông qua, quyết định thay đổi cơ cấu BCH có hiệu lực kể
từ năm học kế tiếp. (tức là có hiệu lực ngay trong cuộc bầu cử năm học mà quyết định thay đổi cơ
cấu BCH được đưa ra)
2. Cụm Hall trưởng và Hall trưởng
Cụm Hall trưởng và Hall trưởng do Chủ tịch quyết định với sự góp ý của các thành viên BCH và được sự
chấp thuận của cá nhân đó.
2.1 Nhiệm vụ của Cụm Hall trưởng:
- Lên danh sách và quản lý thành viên trong cụm hall mình
- Tổ chức các buổi sinh hoạt trong cụm hall, đặc biệt việc chuẩn bị cho các cuộc thi giữa các cụm
hall. Chịu trách nhiệm trước BCH về tình hình cụm hall mình
- Thông báo đầy đủ với các thành viên trong cụm về những thông báo của BCH.
- Quản lý việc thu tiền quỹ trong cụm hall.
2.2 Nhiệm vụ của Hall trưởng
- Giúp đỡ cụm hall trưởng trong việc lên danh sách và quản lý thành viên trong cụm hall
- Giúp đỡ cụm hall trưởng trong việc tổ chức họp mặt sinh hoạt trong cụm hall, tập luyện chuẩn bị
cho các cuộc thi.
- Trực tiếp thu tiền quỹ và báo cáo lại về tình hình thu tiền cho cụm hall trưởng và Ủy viên phụ
trách Tài chính.
14
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét